Siempre me ha sorprendido la rapidez con la que se puede volver un caos el trabajar con distintos archivos en una computadora.
Paso la mayor parte de mis horas laborales trabajando frente a una pantalla y con el tiempo he mejorado la manera en la que administro los archivos, carpetas y programas que utilizo. Aquí algunos tips que pueden ser útiles para ti también:
1. Crea una carpeta para archivos aleatorios.
Si almacenas muchos archivos en tu escritorio, te sugiero que hagas una carpeta llamada “archivos aleatorios”. Ahí vas a guardar todos los archivos que vayas utilizando en el día a día y que no necesiten ponerse en una carpeta específica. Lo ideal es que esta “carpeta aleatoria” la depures al menos cada mes, borrando lo innecesario y que ya no ocuparás más y distribuyendo lo que sí es importante a sus respectivas carpetas de proyectos.
2. Ten carpetas específicas para cada proyecto.
Si al igual que yo trabajas con diferentes proyectos a la vez, es importante que cada uno tenga un sistema de carpetas independiente para evitar el traslape de información. Procura que la estructura de tu sistema de carpetas tenga un orden similar.
Por ejemplo: Si tienes una carpeta principal llamada “Proyecto X”, podrías crear dentro de esta una serie de subcarpetas llamadas “Facturas”, “Cotizaciones”, “Recursos gráficos” y en un orden similar lo harías para un hipotético “Proyecto Y” o “Proyecto Z”.
Como podrás ver los nombres de las carpetas siempre deben ser específicos de lo que contienen, evita la ambigüedad en la nomenclatura para eso tienes tu carpeta de almacenamiento temporal para archivos aleatorios.
3. Realiza un respaldo de seguridad mensual.
Cada vez es más común trabajar con plataformas en la nube como Google Drive, Dropbox o Notion. Las cuáles son muy útiles para almacenar desde notas hasta archivos importantes.
Úsalas a tu favor aprovechando su espacio para hacer un respaldo de los documentos que necesitan movilidad, es decir que puede que necesites tener a la mano para algún trámite o reunión con tu equipo de trabajo.
O si lo prefieres puedes utilizar un disco duro externo (de preferencia) para hacer este proceso de copia de seguridad, respalda regularmente para asegurar que tus archivos más importantes no se pierdan por algún fallo en tu computadora.
4. Instala solamente los programas que utilizas.
Es una práctica común el instalar continuamente software o programas que nos sirven sólo para una simple ocasión, sin embargo siguen consumiendo recursos y pueden hacer que el rendimiento del equipo baje.
Haz un análisis de tu lista de programas instalados y observa a cuáles sí le das un uso recurrente y a cuáles ya no. Elimina sin reservas lo que ya no usas y que solo te ocupa espacio y mantén lo único indispensable para tus operaciones diarias. Ahorrás almacenamiento y tu equipo te lo agradecerá.
Estas prácticas las he ido descubriendo en mi experiencia y siguiendo el principio de “Menos es más”, la idea es que puedas tomar lo que a ti te funcione y adaptarlo a tu forma de trabajo. ¡Mucho éxito!
