Si eres de las personas que se les pasa el día volando y sientes que no avanzas lo suficiente en tus actividades diarias, te quiero proponer algunas prácticas simples que puedes comenzar a aplicar hoy mismo y que te ayudarán a mejorar tu organización personal.
1. Utiliza el Calendario
Cuando tengas que asistir a una reunión, evento o pagar algo en una fecha específica, apóyate del calendario. Ya sea que lo uses en tu computadora, celular o incluso en una agenda física, el calendario es fundamental para que bloquees los tiempos de compromisos puntuales.
2. Ten una Herramienta para Tomar Notas
No confíes en tu memoria. Es limitada y no es muy buena recordando tareas espontáneas. Siempre ten a la mano una libreta, un pizarrón, post it o incluso una simple hoja en blanco que uses para escribir tus pendientes. Liberarás una gran carga de procesamiento en tu cerebro.
Recuerda esto: tu cerebro está hecho para procesar información, no para almacenarla.
3. Haz una Lista de Proyectos
Un proyecto es el resultado de un conjunto de pequeñas acciones. Es la visión general de algo que quieres conseguir.
Pensemos a largo plazo: ¿Cuáles son esos proyectos en los que te quieres involucrar? ¿Qué es lo que quieres alcanzar en 1,5,10 años y que a diario le da vueltas a tu cabeza?
Escríbelo todo en una hoja a la puedes ponerle un título como: “Mis proyectos prioritarios”.
4. Haz una Lista de Tareas
Los proyectos de largo plazo se consiguen trabajando a diario en las pequeñas tareas que van surgiendo y a las que les damos más importancia.
Ya sea justo cuando inicias tu jornada laboral o en la noche anterior, planea todas las actividades que serán tu prioridad realizar para ese día.
Este es un ejercicio de honestidad contigo mismo. A veces confíamos demasiado en nuestras capacidades y anotamos 15-20 tareas a realizar en un sólo día. No te exijas más de lo que humanamente puedes hacer.
De lo contrario la frustración puede aparecer porque las horas en el día son limitadas para todos y las distracciones externas muchas veces aparecen sin pedir aviso.
Es más estratégico que anotes las 2-3 actividades prioritarias, es decir que son extremadamente importantes que se hagan sí o sí durante el día; principalmente por la mañana que es el horario habitual más productivo de las personas.
5. Recopila Los Asuntos y Objetos Aleatorios
Una bandeja de entrada es un espacio físico que conscientemente asignas para poner artículos o notas de asuntos que te van surgiendo espontámente en tu día a día y para los cuales no tienes el tiempo suficiente de tomar una decisión de qué hacer con ellos.
Este ejercicio de separar, tus tareas diarias importantes de lo que eventualmente surge sin previsión alguna, te permitirá enfocarte mejor.
Puedes tener un contenedor de buen tamaño para este proceso de recopilación o una mesa especial para este tipo de objetos.
Incluso el “desorden” tiene que tener un espacio. Sigue la regla de oro de la organización personal que es: “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”.
Al final de la semana vas a tomarte un par de horas para despejar ese espacio procesando todo lo que ahí pusiste y asignándole un lugar a cada objeto.
Lleva estas simples recomendaciones a la práctica y te aseguro que dirigirás mejor tus esfuerzos y trabajarás de una manera más enfocada.
